Penanganan Keluhan Kegiatan Sertifikasi SVLK

Penanganan Keluhan Kegiatan Sertifikasi SVLK

LPVI PT Trustindo Prima Karya merespon setiap keluhan yang disampaikan para pihak terkait proses dan hasil pelaksanaan kegiatan sertifikasi  SVLK oleh LPVI PT Trustindo Prima Karya dengan ketentuan sebagai berikut :

    1. Pihak yang dapat mengajukan keluhan dan materi keluhannya :

No.

Organisasi

Lingkup Materi Keluhan

1.

Pemantau Independen
  1. proses audit sertifikasi SVLK oleh auditor/tim auditor LPVI TPK;
  2. pengambilan keputusan sertifikasi LPVI TPK kepada klien sertifikasinya; dan
  3. proses penerbitan Dokumen V- Legal/Lisensi FLEGT; dan
  4. kinerja klien sertifikasi PHL atau Legalitas dalam mengimplementasikan persyaratan standar PHL dan/atau standar Legalitas Hasil Hutan Kayu, termasuk penggunaan referensi S-PHL, S-Legalitas danTanda SVLK

2.

Klien Sertifikasi SVLK
  1. pelayanan jasa sertifikasi pada setiap tahapan kegiatannya; dan
  2. kompetensi dan kinerja auditor / tim audit selama melakukan kegiatan audit.

     2. Pengajuan keluhan :

Dapat disampaikan sewaktu-waktu secara langsung atau melalui email ke LPVI PT Tustindo Prima Karya, secara tertulis yang memuat informasi identitas  personel dan nama instansinya, materi keluhan (nama auditor atau klien sertifikasi), dan melampirkan dokumen :

  • dokumentasi yang menunjukan temuan ketidaksesuaiannya; dan
  • khusus bagi Pemantau Independen, ditambahkan lampiran :
  1. Copy Surat Keterangan Terdaftar dari Dirjen PHL atau kartu anggota JPIK; dan
  2. Surat Pernyataan Kebenaran Data dan Informasi yang Diberikan, ditandatangani di atas materai yang cukup

     3. Tinjauan dan Penyampaian Tanggapan atas Surat Keluhan :

LPVI PT Trustindo Prima Karya melakukan tinjauan kesesuaian persyaratan pembuat surat keluahan dan relevansi materi keluhan dan bukti pendukungnya. Paling lambat 7 (tujuh) hari sejak surat keluhan diterima, LPVI PT Trustindo Prima Karya menyampaikan tanggapannya secara tertulis kepada pembuat surat keluhan, apakah :

  1. surat keluhan dinilai tidak relevan, maka keluhan tidak dapat ditindaklanjuti, dan dinyatakan selesai (closed); atau
  2. surat keluhan dinilai  relevan, maka LPVI TPK akan menindaklanjutinya  dengan melaksanakan investigasi atau uji materi keluhan

     4. Pelaksanaan Audit Khusus / Uji Materi / Investigasi :

Dilakukan secara on-site, oleh Tim Adhoc yang dibentuk LPVI Trustindo Prima Karya, terdiri dari minimal 1 (satu) personel auditor tetap yang memilki kualifikasi lead auditor dan tidak terlibat pada kegiatan audit dan pengambilan keputusan pada hasil audit terakhir pada klien yang dikeluhkan.

     5. Keputusan Keluhan :

Paling lambat 20 (dua puluh) hari kalender terhitung sejak diterimanya surat keluhan dari PI,Direktur LPVI TPK telah menyampaikan kepada PI dengan tembusan kepada Direktur Jenderal PHL dan KAN, surat pemberitahuan keputusan LPVI TPK atas keluhan yang diterima dari PI, setidaknya meliputi informasi :

  1. waktu pelaksanaan audit khusus/investigasi;
  2. resume hasil investigasi pada setiap materi keluhan;
  3. kesimpulan hasil investigasi; dan
  4. keputusan LPVI TPK terhadap status sertifikasi SVLK klien yang dikeluhkan, apakah dipertahankan, dibekukan atau dicabut; serta
  5. Lampiran dokumen hasil investigasi